Dernek makbuzları, dernek tarafından gerçekleştirilen gelir ve gider faaliyetlerini belgeleme için kullanılan resmi evraklardır. Dernek makbuzları; alındı belgesi, gider makbuzu, aynı yardım teslim belgesi, aynı yardım alındı belgesi olmak üzere dört çeşittir.

Dernek makbuzlarını bastırmak için öncelikle dernek yönetim kurulu kararı almak gerekmektedir. Kararda, bastırılacak makbuzların cinsleri, seri ve sıra numaraları, cilt sayıları ve sayman üyenin yetkilendirilmesi gibi hususlar belirtilmelidir.

Dernek makbuzlarını bastıracak olan matbaanın Bakanlık tarafından yetkilendirilmiş olması gerekmektedir. Matbaa ile anlaştıktan sonra, karar defterinin ilk sayfasının fotokopisi ve dernek kaşesi ile başvuruda bulunulur. Matbaa tarafından basılan makbuzların seri ve sıra numaraları ile diğer baskı işlerinde kusur bulunup bulunmadığı sayman üyece kontrol edilir. Hatalı olduğu ortaya çıkan cilt veya formlar geri verilerek aynı miktarda yenisi bastırılır.

Matbaa tarafından basım işlemi tamamlandığında, matbaanın il sivil toplum müdürlüğüne bildirim yapması zorunludur. Bildirimde, derneğin adı, merkezi ve sicil numarası, bastırılan makbuzların cinsleri, seri ve sıra numaraları ve cilt sayıları yer alır.

Dernek makbuzlarının kullanımında da dikkat edilmesi gereken bazı kurallar vardır. Dernek makbuzları, sabit boyalı sert veya sivri uçlu tükenmez kalemle okunaklı bir biçimde silintisiz ve kazıntısız olarak doldurulmalıdır. Ödemede bulunana asıl yaprak koparılarak verilmeli, koçan ciltte bırakılmalıdır. Dernek makbuzları, gelir tahsil etme görev ve yetkisine sahip bulunanlara sayman üyenin gözetiminde imza karşılığı verilmeli ve kullanıldıktan sonra imza karşılığı geri alınmalıdır.